Política de tratamiento de datos personales

Jhoseth Henry Jaimes Pérez, identificado con C.C. 1.243.139.724, con domicilio en Calle 78 Bis # 69T-64, Bogotá, Colombia y teléfono +57 322 907 1366, titular de la marca Datafyl, es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política. En este documento, «Datafyl» se refiere a él como responsable.

Canal de atención para el ejercicio de derechos: datafyl.info@gmail.com. El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos es el área de Soporte y Cumplimiento de Datafyl, a través de ese mismo correo.

Esta es la distinción más importante del documento, porque de ella depende a quién le reclama cada persona:

• Datafyl es Responsable de los datos de sus propios contactos: quien escribe por el formulario de contacto, quien abre una cuenta, los usuarios que acceden al sistema y quien abre un ticket de soporte.
• Datafyl es Encargado de los datos que sus clientes cargan al operar: los clientes, proveedores, empleados y contactos de la empresa que usa el sistema. De esos datos, el Responsable es la empresa cliente, no Datafyl.

En la práctica: si usted es cliente de una empresa que usa Datafyl y quiere saber por qué tienen sus datos, la solicitud va dirigida a esa empresa. Datafyl solo almacena y procesa esa información siguiendo sus instrucciones, y no la usa para fines propios. Si nos llega una solicitud de ese tipo, la trasladamos a la empresa responsable y se lo informamos.

De quien visita el sitio o escribe por el formulario: nombre, correo electrónico, teléfono si lo suministra, nombre de la empresa y el contenido del mensaje.

De quien contrata y de los usuarios del sistema: nombre, correo electrónico, datos de la empresa, rol y permisos asignados, y los registros técnicos de acceso necesarios para la seguridad de la cuenta.

De los pagos: desde la web, el Cliente paga por Bold (tarjeta, PSE o Nequi) o, desde Venezuela, también por Binance; dentro de la app de Android, la suscripción la cobra Google Play. En todos los casos Datafyl registra solo lo necesario para verificar y contabilizar el pago —monto, fecha, medio y número de la transacción o el comprobante que entrega Bold o Google—. Datafyl no recibe ni almacena números de tarjeta ni credenciales de medios de pago.

De la información que carga la empresa cliente: la que su operación requiera —datos de contacto de clientes y proveedores, y, si contrata el módulo de gestión humana, datos de sus empleados, incluidos datos de asistencia y biométricos de huella cuando active esa función—. Sobre estos Datafyl actúa como Encargado, según la sección 2.

La app de Datafyl para Android abre los mismos productos que la web. No lee contactos, ubicación, mensajes ni archivos del teléfono, y solo usa:

• La cámara, únicamente cuando la persona la activa: para escanear el código de barras de un producto o tomar la foto de un producto o servicio. El escaneo se resuelve en el propio teléfono; una foto solo se envía a Datafyl si la persona la guarda.
• Las fotos que la persona elige para su catálogo, su tienda virtual o su logo. Se guardan en el almacenamiento de Datafyl y se borran al eliminar la cuenta.
• Las notificaciones, solo si la persona las permite. Datafyl no las usa para publicidad.
• Google Play, para cobrar la suscripción. El pago lo procesa Google con la cuenta de Google de la persona; Datafyl recibe la confirmación de la compra, no sus datos de pago.

Los datos biométricos de huella dactilar utilizados para el control de asistencia son datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. La empresa cliente que active esa función es la responsable de obtener de cada trabajador la autorización previa, expresa e informada que la ley exige, y de informarle que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Datafyl no recoge intencionalmente datos de menores de edad a través de su sitio web ni de sus productos.

• Prestar, mantener y mejorar el servicio contratado.
• Crear y administrar la cuenta y los accesos de los usuarios.
• Procesar la suscripción, facturar y gestionar el cobro.
• Atender solicitudes de soporte y responder los mensajes que nos envían.
• Enviar avisos operativos del servicio: el fin de la prueba gratis, fallas, actualizaciones relevantes y vencimientos.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridad competente.
• Medir el uso agregado y anonimizado del producto para decidir qué construir.

No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros con fines publicitarios ajenos a Datafyl. Los correos comerciales, si los hubiere, incluirán siempre una forma visible de darse de baja.

Para operar el servicio usamos proveedores de infraestructura que actúan como encargados del tratamiento. Casi todos tienen sus servidores fuera de Colombia —al lado de cada uno va dónde—, y decirlo es un requisito, no un detalle: el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 condiciona la transferencia internacional a que el titular la conozca y la autorice.

Con cada uno existe una relación contractual que los obliga a tratar la información únicamente conforme a nuestras instrucciones y a mantener medidas de seguridad adecuadas. Al aceptar esta política, el titular autoriza expresamente esa transferencia y transmisión internacional para las finalidades descritas en la sección 6.

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, toda persona puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informada del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Escribiendo a datafyl.info@gmail.com con el nombre del titular, un dato de contacto, la descripción de lo que solicita y los documentos que quiera hacer valer.

Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se informa el motivo y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Si el reclamo llega incompleto, se solicitará completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos meses sin respuesta, se entenderá desistido.

El titular debe agotar este trámite ante Datafyl antes de presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

• La información viaja cifrada entre el navegador y los servidores (HTTPS/TLS).
• Cada empresa está aislada a nivel de base de datos mediante seguridad por fila, no por un filtro en la pantalla.
• Las contraseñas se almacenan cifradas; nadie en Datafyl puede leerlas.
• El acceso a credenciales de producción está restringido a lo estrictamente necesario para operar.
• Las operaciones sensibles quedan registradas de forma que no puedan alterarse después.

Ningún sistema es completamente inmune. Si ocurriera un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la normativa.

El sitio web usa únicamente las cookies necesarias para su funcionamiento y, en las aplicaciones, las requeridas para mantener la sesión iniciada. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios de terceros.

Cualquier persona puede pedir que se elimine su cuenta y la información de su negocio, desde la app —en «Mis productos», «Eliminar mi cuenta»— o desde la web, en datafyl.com/eliminar-cuenta, sin necesidad de instalar ni abrir la app.

Datafyl confirma la solicitud con el titular de la cuenta y la elimina en un máximo de treinta (30) días. Se borran la cuenta de acceso, la información del negocio en todos los productos, las fotos y los accesos de su equipo. Se conserva únicamente el registro de los pagos de la suscripción —fecha, monto, medio y referencia— durante diez (10) años, el plazo que exige la ley colombiana para los libros contables.

Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y mientras subsistan las obligaciones legales de conservación —en particular las contables y tributarias—, tras lo cual la información se suprime o anonimiza.

Los plazos de conservación y eliminación aplicables a la información de la empresa cliente al terminar la suscripción están en la sección 9 de los Términos y condiciones.

Podemos actualizar esta política. Los cambios sustanciales —en particular los que afecten las finalidades del tratamiento o la identidad del responsable— se comunicarán antes de su entrada en vigor por el correo registrado, y cuando la ley lo exija se solicitará una nueva autorización.